Voorwaarden financiële afwikkeling

Provinciale Afdelingen Prins Bernhard Cultuurfonds

Algemeen


Vervaldatum 

De toezegging vervalt in principe na twee jaar. Een verlenging is na overleg mogelijk. Voorschotten worden in principe niet verstrekt. 

Garantiebijdrage 

De bijdrage is een garantiebijdrage. Dat betekent dat de definitieve hoogte wordt vastgesteld aan de hand van de eindafrekening. De bijdrage is uitsluitend bedoeld om, na aftrek van andere inkomsten, een eventueel tekort aan te vullen. 

Wijzigingen 

Neem bij inhoudelijke en/of financiële wijzigingen aan het project zo spoedig mogelijk contact met ons op. Veranderingen in deze gegevens, waarop onze toezegging is gebaseerd, kunnen namelijk aanleiding geven om het besluit te herzien. 

Financiële afwikkeling 

Na afloop van uw project kan de financiële verantwoording uitsluitend per e-mail worden ingediend. Deze e-mail dient u direct ook CC: te sturen aan een mede-tekenbevoegd persoon. Het Cultuurfonds kan een boekhoudkundige controle vragen van de ingediende verantwoording. 

Per e-mail meesturen: 

  1. Het volledig ingevulde formulier ‘Betaalverzoek’ getekend door twee daartoe bevoegde bestuursleden of directeur/bestuurder (bij rechtspersonen met Raad van Toezicht). Dit formulier vindt u op onze website, wanneer u kiest voor de betreffende provincie op de pagina www.cultuurfonds.nl/provinciale-afdelingen
  2.  2. Een financieel overzicht dat er als volgt uitziet: 
    • 1e kolom: de uitgaven en inkomsten zoals begroot bij de aanvraag 
    • 2e kolom: de werkelijke uitgaven en inkomsten 
  3. Scan van facturen (zie hieronder bij N.B.) 
  4. Een kort evaluatieverslag 
  5. Bewijsexemplaren van publiciteitsuitingen met ons logo 

N.B. 

  • Bij de afwikkeling van concerten, festivals, manifestaties e.d. kunt u bij punt 3 volstaan met het toesturen van nota’s van de drie grootste posten, die specifiek op een cultureel onderdeel betrekking hebben. Het totaalbedrag van de meegezonden facturen dient minstens gelijk te zijn aan de toegekende bijdrage. Indien de toegekende bijdrage geoormerkt is voor bepaalde kosten, dienen alle facturen met betrekking tot deze kosten meegestuurd te worden. 
  • Bij de afwikkeling van de aankoop van instrumenten, apparatuur, inrichting en overige investeringen hoeft u met het betaalverzoek alleen scans van (een) factuur/facturen en een bewijs van betaling mee te sturen. 
  • Bij de afwikkeling van een publicatie die door een uitgever wordt gerealiseerd, kunnen de punten 2 t/m 5 worden overgeslagen, maar dient u met het betaalverzoek wel het ‘’Calculatieformulier publicaties’’ in te sturen. 

Dit formulier vindt u op: www.cultuurfonds.nl/calculatieformulier 

Mailen en contact 

Vanzelfsprekend kunt u bij vragen altijd contact met ons opnemen. Houdt u het referentienummer bij de hand? Via www.cultuurfonds.nl/provinciale-afdelingen komt u bij de contactgegevens van de juiste provinciale afdeling.